Obszary automatyzacji · Rekrutacja i HR

Najlepsi kandydaci trafiają do firm, które odpowiadają pierwsze

Rekrutacja przegrywa dziś nie z brakiem kandydatów, tylko z czasem: dobre CV czeka w skrzynce na przegląd, kandydat czeka na odpowiedź, a nowy pracownik pierwszego dnia czeka na dostępy. Automatyzujemy cały ten łańcuch – przesiewanie aplikacji przez sztuczną inteligencję, statusy i opinie wysyłane bez ręcznej pracy, umawianie rozmów wprost do kalendarzy i wdrożenie pracowników z listami zadań, które odhaczają się same. Zespół zasobów ludzkich odzyskuje godziny na rozmowy z ludźmi, a Ty widzisz, jak czas pozyskiwania pracownika realnie spada.

Dowiedz się więcej Zobacz case study

Problem

Rozwiązanie

Automatyzacje

Case study

Wdrożenie

Zespół, który pracował przy projektach dla
Problem

Trzy miejsca, w których rekrutacja gubi kandydatów i godziny

Setki zgłoszeń, jeden rekruter i doba, która się nie rozciąga

Aplikacje trafiają z portali, rekomendacji i portalu zawodowego do jednej skrzynki, każdy wymaga ręcznego otwarcia, oceny i przydzielenia kategorii. Zanim rekruter przeanalizuje stos aplikacji, najlepszy kandydat podpisuje umowę w firmie, która odpowiedziała mu tego samego dnia – Ty zaś płacisz za kolejny tydzień pustego stanowiska.

Brak komunikacji po złożeniu aplikacji kosztuje więcej niż odmowa

Kandydaci nie wiedzą, na jakim etapie procesu się znajdują, opinie zwrotne po rozmowie nigdy nie trafiają do nich, a kierownik zatrudnienia co tydzień dopytuje o status wakatu. Najlepsi kandydaci rezygnują nie dlatego, że otrzymali lepszą ofertę – lecz ponieważ nikt się z nimi nie skontaktował. Każdy taki przypadek wymaga ponownego poszukiwania kandydatów, nowych ogłoszeń i dodatkowych godzin przeprowadzania rozmów.

Pierwszy dzień zatrudnienia, a sprzęt i dostępy wciąż w drodze

Wdrażanie pracownika opiera się na mailach do departamentu IT, arkuszu z listą dokumentów i pamięci kierownika. Nowy pracownik zamiast wykonywać swoje obowiązki czeka na konto, sprzęt komputerowy i podpisy, podczas gdy HR ręcznie kontroluje, czy nic nie zostało pominięte. Firma płaci pełną pensję za tydzień procedur administracyjnych, które system mógłby zrealizować przed pierwszym dniem pracy.

Rozwiązanie

Jeden przepływ od aplikacji kandydata do pierwszego dnia pracy

Rozpoczynamy tam, gdzie problem jest największy: sztuczna inteligencja analizuje każdą aplikację i ocenia ją względem profilu stanowiska ustalonego wspólnie z rekruterem i kierownikiem zatrudnienia – doświadczenie, wymagania obowiązkowe i sygnały zgodności z treścią ogłoszenia. Rekruter otrzymuje gotową listę rekomendowanych kandydatów z uzasadnieniem każdej oceny i to on podejmuje ostateczną decyzję; system jedynie eliminuje ręczne przeglądanie setek dokumentów.

Następnie proces przebiega automatycznie. Kandydat po każdej zmianie etapu otrzymuje powiadomienie o statusie i opinię zwrotną w tonie Waszej marki, termin rozmowy wybiera z dostępnych przedziałów czasowych w kalendarzach rekrutera i kierownika zatrudnienia, a przypomnienia redukują nieodbyte spotkania.

Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu uruchamia się wdrażanie pracownika: wniosek o konto użytkownika i sprzęt do departamentu IT, komplet dokumentów do podpisu i lista zadań pierwszego tygodnia – z automatyczną eskalacją, gdy któryś element się zatrzyma. Całość integrujemy za pomocą silnika automatyzacji n8n z systemem śledzenia kandydatów i platformą zasobów ludzkich, które już wykorzystujecie, bez konieczności zmiany Waszego zestawu technologii.

Ten obszar znamy również z perspektywy produktu: dla MojoHire – platformy rekrutacyjnej z Doliny Krzemowej – opracowaliśmy aplikację mobilną do pracy z kandydatami oraz automatyczną ocenę zgłoszeń opartą na sztucznej inteligencji. Szczegóły znajdziesz w studium przypadku MojoHire, a jeśli chcesz obliczyć, jak automatyzacja zmieni Twój dział zasobów ludzkich – umów bezpłatną konsultację.

  • Shortlista z uzasadnieniem zamiast stosu nieprzejrzanych CV.
  • Każdy kandydat zna swój status – bez ręcznego pisania maili.
  • Rozmowy umawiają się same, wprost w kalendarzach zespołu.
  • Dostępy, dokumenty i checklisty gotowe przed pierwszym dniem.

Sześć ogniw rekrutacji i HR, które integrujemy w jeden system

Automatyzujemy cały proces rekrutacji i onboardingu tam, gdzie dziś najczęściej tracisz czas, kandydatów i spójność komunikacji. Dzięki temu HR pracuje szybciej, a decyzje pozostają po stronie człowieka

Przesiewanie zgłoszeń przez sztuczną inteligencję

Model ocenia każdą aplikację zgodnie z kryteriami ustalonymi wspólnie z kierownikiem zatrudnienia i tworzy listę rekomendowanych kandydatów z uzasadnieniem: dlaczego ten kandydat uzyskał wysoką ocenę, a tamten wykracza poza profil stanowiska. Kryteria są przejrzyste i poddają się audytowi, a decyzja ostateczna zawsze pozostaje w gestii człowieka.

Automatyczna komunikacja statusowa z kandydatami

Potwierdzenie aplikacji, informacja o przejściu na kolejny etap i podziękowanie z konkretną opinią zwrotną po odmowie są wysyłane automatycznie, w tonie Waszej marki. Kandydat nigdy nie zostaje bez komunikacji, a rekruter nie poświęca godzin na kopiowanie i modyfikowanie szablonów wiadomości.

Rezerwacja spotkań bez korespondencji mailowej

Kandydat wybiera termin rozmowy z rzeczywistej dostępności rekrutera i kierownika zatrudnienia, zaproszenia i linki do spotkań są generowane automatycznie, a powiadomienia przed rozmową zmniejszają liczbę osób które się nie pojawiają. Zmiana terminu nie powoduje kaskady wiadomości emaili.

Wdrażanie pracownika: dostępy, dokumenty, listy zadań

Decyzja o zatrudnieniu uruchamia automatyczny przepływ: zgłoszenie do departamentu IT o konto i sprzęt komputerowy, dokumenty do podpisu elektronicznego, lista zadań dla działu HR, kierownika i nowego pracownika. System monitoruje terminy i wysyła eskalacje, zanim brak dostępu uniemożliwi pracę w pierwszym dniu.

Integracja z systemem śledzenia kandydatów (ATS) i platformami zasobów ludzkich

Łączymy się za pośrednictwem interfejsu programistycznego z systemem śledzenia kandydatów, platformą kadrową i kalendarzami, które już wykorzystujecie – dane kandydatów i pracowników przepływają między systemami bez ręcznego przenoszenia. W przypadku braku dostępnego interfejsu programistycznego budujemy warstwę pośrednią.

Raport rekrutacyjny dla kierownictwa

Czas zatrudnienia na stanowisko, liczba kandydatów na każdym etapie procesu, miejsca gdzie proces traci kandydatów i godziny pracy zaoszczędzone na administracji trafiają do jednego raportu. Dyskusja o budżecie rekrutacyjnym opiera się wówczas na rzeczywistych danych, a nie na ogólnych wrażeniach.

MojoHire: technologia rekrutacyjna, którą budowaliśmy od środka

MojoHire: MVP w 6 tygodni i kwalifikacja leada w 15 minut.

Case study MojoHire: aplikacja mobilna i automatyczna kwalifikacja leadów dla HR-techu z Doliny Krzemowej. MVP w 6 tygodni. Umów bezpłatną konsultację.

6 tygodni

Time-to-market MVP

z 2 dni do 15 minut

Czas kwalifikacji leada

+32%

Konwersja zakwalifikowany lead → demo

0%

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt

Pięć kroków od przepełnionej skrzynki e-mail z aplikacjami do procesu, który działa automatycznie

Mierzymy liczbę aplikacji, czas reakcji, miejsca, w których kandydaci odpadają, oraz godziny, które zespół HR traci na screening, umawianie rozmów i onboarding

1. Discovery

Analizujemy Wasz przepływ rekrutacyjny: ile aplikacji trafia przez ogłoszenie, ile dni czekają na przegląd, na którym etapie kandydaci rezygnują i ile godzin zespół zasobów ludzkich poświęca na przesiewanie, rezerwację rozmów i wdrażanie pracowników. Wynik analizy zawiera wyliczony koszt tygodnia nieobsadzonego stanowiska.

2. Prototyp w 48 h

Na próbce zanonimizowanych CV z ostatniej Waszej rekrutacji demonstrujemy działający przesiew: oceny sztucznej inteligencji porównujemy z decyzjami Waszych rekruterów i wspólnie korygujemy kryteria oceny. Oceniasz efektywność na rzeczywistych aplikacjach, nie na materiałach demonstracyjnych z konferencji.

3. Propozycja

Rekomendujemy kolejność wdrażania na podstawie wpływu na czas zatrudnienia – zazwyczaj najpierw przesiewanie i komunikacja, następnie rezerwacja rozmów i wdrażanie pracownika – wraz z wyceną ryczałtową albo opartą na wyniku oraz wskaźnikami sukcesu, po których zobaczysz konkretne efekty.

4. Kick-off

Projekt prowadzi jeden doświadczony specjalista od początku do końca: integracja z systemem śledzenia kandydatów, platformą kadrową i kalendarzami, umowa powierzenia i regulacje dotyczące przechowywania danych kandydatów, szkolenie zespołu zasobów ludzkich. Dokumentacja projektu jest sporządzana od pierwszego dnia.

5. Delivery

Uruchamiamy automatyzacje etapami – najpierw przepływ, który zwolni zespołowi najwięcej czasu – i po każdym etapie raportujemy te same wskaźniki: czas zatrudnienia, rezygnacje kandydatów między etapami, czas pierwszej odpowiedzi. System i integracje stają się własnością Waszej firmy.

Referencje

Trzy prawdziwe rekomendacje – z nazwiskami, rolami i kontekstem projektów

Piotr to nie tylko doświadczony programista, ale i partner biznesowy. Rozumie potrzeby klienta, myśli nieszablonowo i w pełni angażuje się w projekt. Współpraca z jego firmą to czysta przyjemność z gwarancją pożądanych efektów.

Marcin Piech
Wiceprezes Zarządu Forum G2, Partner w 3MOTION Interactive Heroes

Przez prawie rok (w 2021/2022) pracowaliśmy z Piotrem przy projekcie wdrożenia aplikacji webowej, który, choć niewielki, okazał się sporym wyzwaniem. Piotr wykazał pełen profesjonalizm jako full-stack developer, ale nie tylko! Szybko przyjął rolę lidera w projekcie i proaktywnie zajmował się także zadaniami związanymi z DevOps, architekturą i designem.

Zbigniew Fatalski
Manager w Asseco – projekt aplikacji farmaceutycznej dla amerykańskiego oddziału Roche

Piotr Chabros jest znakomitym, przykładającym wagę do detali specjalistą, na którym zawsze można polegać.

Wojciech Matula
Technical Lead / Engineering Manager w MojoHire (Dolina Krzemowa)

Founderzy

Osoby, z którymi rozmawiasz na starcie, to te same, które zbudują Twój system

Piotr Chabros

Founder

Dawid Kawalec

Co-Founder

FAQ

O co pytają nas działy HR przed automatyzacją

Projektujemy to odwrotnie: AI niczego nie odrzuca samodzielnie, tylko porządkuje aplikacje i uzasadnia każdą ocenę, a decyzję podejmuje rekruter. Kryteria ustalamy wspólnie na warsztacie i kalibrujemy na próbce Waszych rzeczywistych CV, porównując oceny modelu z decyzjami zespołu – rozjazdy poprawiamy, zanim system wejdzie do codziennej pracy.

Automatyzujemy logistykę procesu – statusy, terminy, dokumenty – a nie rozmowy rekrutacyjne, które dalej prowadzą ludzie. Z perspektywy kandydata zmienia się jedno: zamiast tygodni ciszy dostaje odpowiedź w godziny i zawsze wie, na jakim jest etapie. To dziś rzadkość, która pracuje na markę pracodawcy, a nie przeciwko niej.

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na naszym blogu

Dowiedz się więcej

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na nazym blogu
Dowiedz się więcej

Software house tworzący platformy omnichannel, agentów głosowych AI i systemy szyte na miarę,
które poprawiają obsługę klienta, wspierają sprzedaż i przynoszą mierzalny efekt biznesowy.

BespokeSoft

AI-driven software house

BlueBee

AI-first marketing agency

StaffinIT

IT staffing agency