Obszar: administracja i back-office

Back-office, który przestaje rosnąć razem z liczbą faktur

W większości średnich firm administracja skaluje się w najprostszy możliwy sposób: więcej dokumentów, więcej etatów i więcej nadgodzin przy zamknięciu miesiąca. Budujemy przepływy, w których faktura z załącznika e-maila trafia automatycznie do bufora księgowego, akceptacja nie czeka na czyjś powrót z urlopu, a raport compliance powstaje z danych, a nie z wieczorów zespołu. Godziny wracają do pracy wymagającej człowieka, a liczba błędów spada wraz z liczbą ręcznych przepisań.

Dowiedz się więcej Zobacz case study

Problem

Rozwiązanie

Automatyzacje

Proces

Wdrożenie

Zespół, który pracował przy projektach dla
Problem

Trzy miejsca, w których zaplecze biurowe traci godziny i pieniądze

Dane krążą między systemami na klawiaturze

Faktura przychodzi e-mailem, jest drukowana lub zapisywana na dysku, kwoty przepisywane są do systemu zarządzania zasobami, a następnie ponownie do zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym. Ten sam dokument przechodzi przez ręce trzech osób, z których żadna nie tworzy przy tym wartości – jedynie przenosi liczby z jednego programu do drugiego.

Pojedynczy błąd kosztuje więcej niż godzina pracy

Źle przepisana kwota, błędny numer kontrahenta, zdublowana faktura zaksięgowana dwukrotnie. Każda pomyłka wymaga korekty, wyjaśnień z kontrahentem lub urzędem i czasami spóźnionego przelewu. Przy ręcznym przepisywaniu setek dokumentów miesięcznie to nie ryzyko – to praktyczna pewność.

Dokumenty stoją w kolejce do jednej osoby

Umowa czeka na podpis dyrektora, faktura na zatwierdzenie kierownika, a nikt nie wie, u kogo dokument utknął i jak długo tam stoi. Urlop jednej osoby zatrzymuje płatności całej firmy, zamknięcie miesiąca rozciąga się na drugi tydzień – i dyrektor finansowy dowiaduje się o kosztach, gdy nie ma już wpływu na sytuację.

Rozwiązanie

Dokument wpada raz – dalej pracuje już system

Zaczynamy od mapy dokumentów, a nie od zakupu narzędzia optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Liczymy z Wami, ile faktur, umów i wniosków przechodzi przez firmę miesięcznie, ile razy każdy dokument wymaga ludzkiego zaangażowania i gdzie przepływy faktycznie się zatrzymują. Z tej analizy wynika kolejność automatyzacji: najpierw procesy pochłaniające najwięcej godzin pracy, a nie te, które najlepiej wyglądają w prezentacji.

Mechanizm jest prosty do wyjaśnienia i zaawansowany w wykonaniu: narzędzie optycznego rozpoznawania znaków wsparte modelem językowym czyta dokument w dowolnym formacie, system waliduje dane względem rejestru kontrahentów i zamówień, następnie tworzy gotowy wpis w buforze systemu zarządzania zasobami. Księgowa zatwierdza zamiast wpisywać. Zatwierdzenia przebiegają według limitów kwotowych, z terminami, przypomnieniami i zastępstwami – każdy krok pozostawia ślad audytowy wymagany zarówno przez audytorów, jak i kontrolę wewnętrzną.

Procesy administracyjne wdrażamy najczęściej w formule pilotażu: jeden przepływ, mierzone wskaźniki sukcesu, decyzja o kolejnych na podstawie rzeczywistych liczb z pierwszego etapu. Tak prowadzimy wdrożenia automatyzacji zaplecza biurowego u naszych klientów – bez rewolucji w całym dziale na starcie. Podobne podejście stosujemy w automatyzacji obsługi klienta: najpierw proces i liczby, potem narzędzia.

  • Faktura z załącznika e-maila trafia do bufora ERP bez ręcznego wpisywania.
  • Każda akceptacja ma termin, przypomnienie i ślad audytowy.
  • Raporty powstają z danych systemowych, a nie z nadgodzin zespołu.

Sześć przepływów back-office, które przejmuje system

Automatyzujemy te elementy administracji, które najczęściej pochłaniają czas, generują błędy i tworzą wąskie gardła. Dzięki temu zespół pracuje szybciej, a ręczna obsługa zostaje tam, gdzie naprawdę jest potrzebna

Optyczne rozpoznawanie znaków i przygotowanie faktur do księgowania

System odczytuje fakturę z pliku PDF, skanu lub zdjęcia, rozpoznaje pozycje, kwoty i dane kontrahenta, następnie tworzy gotowy wpis w buforze systemu księgowego. Rola pracownika zmienia się z przepisywania na zatwierdzanie – jedna decyzja zamiast kilkudziesięciu pól do uzupełnienia.

Walidacja danych na wejściu procesu

Niezgodność kwoty z zamówieniem, duplikat faktury, brakujący załącznik czy kontrahent spoza rejestru zatrzymują dokument, zanim trafi do ksiąg rachunkowych. Błędy są wychwytywane na pierwszym etapie procesu, a nie przy uzgadnianiu sald w końcu okresu rozrachunkowego.

Obiegi zatwierdzania bez wąskich gardeł

Dokument automatycznie trafia do właściwej osoby według limitu kwotowego i kategorii, z wyznaczonym terminem odpowiedzi i eskalacją w przypadku jego przekroczenia. Zastępstwa na urlopy ustawiacie jednorazowo – żadna płatność nie czeka na powrót pracownika do biura.

Repozytorium umów z monitorowaniem kluczowych dat

Umowy trafiają do scentralizowanego, przeszukiwalnego repozytorium, a system automatycznie wyodrębnia kluczowe terminy: okresy wypowiedzenia, daty automatycznego przedłużenia, harmonogramy waloryzacji. System wysyła powiadomienia z wyprzedzeniem – eliminuje to problemy umów, które przedłużyły się automatycznie bez nadzoru.

Raportowanie zgodności (compliance) i zarządcze

Raport cykliczne zestawienia dla kierownictwa, audytorów lub instytucji finansujących generują się automatycznie z danych systemowych zgodnie z zatwierdzoną szablonie. Raport przestaje być projektem tworzonym przez dwa wieczory – jego liczby zawsze są spójne ze źródłem, ponieważ nikt ich nie modyfikuje ręcznie.

Integracje z systemem zarządzania zasobami (ERP), księgowością i bankowością

Łączymy przepływy z systemami, które już wykorzystujecie: system zarządzania zasobami, oprogramowanie księgowe, bankowość elektroniczną i skrzynkami pocztowymi odbierającymi dokumenty. Dane przepływają w obie strony automatycznie – to fundament, bez którego automatyzacja byłaby jedynie oddzielnym systemem bez połączenia z resztą.

Wdrożenie zaczyna się od policzenia godzin, nie od zakupu OCR-a

Zaczynamy od przejścia przez cały obieg dokumentów – od skrzynki po księgi – i policzenia, ile faktur i umów wpływa miesięcznie, ile razy każdy dokument jest dotykany ręcznie oraz gdzie akceptacje stoją najdłużej. Na tej podstawie powstaje mapa przepływów i koszt godzinowy każdego z nich

1. Discovery

Analizujemy kompletny obieg dokumentów w Waszej firmie – od wpływu do zaksięgowania: ile faktur i umów trafia miesięcznie, ile razy każdy dokument wymaga ręcznego zaangażowania, gdzie zatwierdzenia trwają najdłużej. Wynikiem jest mapa przepływów i obliczenie kosztu godzinowego każdego procesu.

2. Prototyp w 48 h

Na rzeczywistych próbkach Waszych faktur demonstrujemy działający etap: dokument odczytany, zwalidowany względem danych kontrahenta i przygotowany jako wpis do systemu zarządzania zasobami. Zespół księgowy ocenia jakość na swoich dokumentach – z rzeczywistymi formatami, wyjątkami i przypadkami granicznymi.

3. Propozycja

Plan automatyzacji podzielony według liczby odzyskanych godzin, z zakresem integracji z systemem ERP i oprogramowaniem księgowym oraz wyceną ryczałtową albo opartą na wyniku. Zwykle rekomendujemy rozpoczęcie od pilotażu jednego procesu – decyzję o kolejnych podejmujecie na podstawie jego wyników.

4. Kick-off

Wdrożenie prowadzi jeden doświadczony specjalista, który rozumie zarówno logikę księgowań i obiegów, jak i warstwę integracji systemów. Pracuje bezpośrednio z Waszym zespołem księgowym i administracyjnym, a dokumentacja projektu sporządzona od pierwszego dnia gwarantuje ciągłość na naszej stronie.

5. Delivery

Uruchamiamy automatyzację proces po procesie: najpierw faktury kosztowe, następnie obiegi zatwierdzania, umowy i raporty. Każdy przepływ pokazuje liczbę dokumentów przetworzonych automatycznie i odzyskane godziny pracy, a system wraz z kompletną dokumentacją przechodzi do Waszej firmy.

Referencje

Trzy prawdziwe rekomendacje – z nazwiskami, rolami i kontekstem projektów

Piotr to nie tylko doświadczony programista, ale i partner biznesowy. Rozumie potrzeby klienta, myśli nieszablonowo i w pełni angażuje się w projekt. Współpraca z jego firmą to czysta przyjemność z gwarancją pożądanych efektów.

Marcin Piech
Wiceprezes Zarządu Forum G2, Partner w 3MOTION Interactive Heroes

Przez prawie rok (w 2021/2022) pracowaliśmy z Piotrem przy projekcie wdrożenia aplikacji webowej, który, choć niewielki, okazał się sporym wyzwaniem. Piotr wykazał pełen profesjonalizm jako full-stack developer, ale nie tylko! Szybko przyjął rolę lidera w projekcie i proaktywnie zajmował się także zadaniami związanymi z DevOps, architekturą i designem.

Zbigniew Fatalski
Manager w Asseco – projekt aplikacji farmaceutycznej dla amerykańskiego oddziału Roche

Piotr Chabros jest znakomitym, przykładającym wagę do detali specjalistą, na którym zawsze można polegać.

Wojciech Matula
Technical Lead / Engineering Manager w MojoHire (Dolina Krzemowa)

Founderzy

Osoby, z którymi rozmawiasz na starcie, to te same, które zbudują Twój system

Piotr Chabros

Founder

Dawid Kawalec

Co-Founder

FAQ

Pytania dyrektorów finansowych i operacyjnych przed automatyzacją

Tak – integrujemy się z ERP przez jego API, a przy księgowości zewnętrznej automatyzacja przygotowuje komplet zwalidowanych danych i dokumentów w formacie uzgodnionym z biurem. Biuro dostaje mniej pytań i zero nieczytelnych skanów, a Wy zachowujecie pełen wgląd w status każdego dokumentu po swojej stronie.

Człowiek. System przygotowuje zapis i pokazuje, skąd wziął każdą wartość, ale zatwierdzenie należy do księgowej – a reguły walidacji zatrzymują dokument przy każdej niezgodności. Automatyzujemy przepisywanie i sprawdzanie, nie odpowiedzialność: ta pozostaje dokładnie tam, gdzie wymagają tego przepisy i zdrowy rozsądek.

Lorem ispum

Lorem ispum

Lorem ispum

Lorem ispum

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na naszym blogu

Dowiedz się więcej

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na nazym blogu
Dowiedz się więcej

Software house tworzący platformy omnichannel, agentów głosowych AI i systemy szyte na miarę,
które poprawiają obsługę klienta, wspierają sprzedaż i przynoszą mierzalny efekt biznesowy.

BespokeSoft

AI-driven software house

BlueBee

AI-first marketing agency

StaffinIT

IT staffing agency