Branża: nieruchomości

Każde zapytanie o ofertę odebrane, zakwalifikowane i w systemie sprzedażowym

Kupujący wysyła zapytanie z portalu ogłoszeniowego i dzwoni pod numer podany w ofercie – w tym samym czasie, gdy Twój agent prowadzi prezentację na drugim końcu miasta. Budujemy dla biur nieruchomości system, w którym asystent głosowy AI odbiera połączenie albo oddzwania w ciągu minuty: pyta o budżet, preferowaną lokalizację, sposób finansowania oraz planowany termin zakupu. Każdą rozmowę automatycznie zapisuje w systemie sprzedażowym wraz z gotowym podsumowaniem. Dzięki temu agenci jeżdżą na prezentacje wyłącznie ze zdecydowanymi kupującymi, a nie z przypadkowymi osobami – i żadne zapytanie nie kończy się sygnałem nieodebranego połączenia.

Dowiedz się więcej

Problem

Rozwiązanie

Proces

Case study

Wdrożenie

Zespół, który pracował przy projektach dla
Problem

Trzy miejsca, w których biuro nieruchomości traci prowizje

Telefon dzwoni, kiedy agent pokazuje mieszkanie

Kupujący dzwoni pod numer z ogłoszenia w chwili, gdy jest najbardziej zdecydowany. Nieodebrane połączenie nie czeka w kolejce – na portalu wisi kilkadziesiąt podobnych ofert, więc klient po prostu wybiera kolejny numer. Prowizja z tego kontaktu trafia do biura, które odebrało telefon.

Prezentacje umawiane bez kwalifikacji

Nikt nie zapytał o budżet, zdolność kredytową ani oczekiwany termin zakupu – więc agent wozi klucze przez pół miasta dla osób, które dopiero rozglądają się po rynku. Kalendarz pełen prezentacji wygląda na pracowity tydzień, ale liczba podpisanych umów pośrednictwa mówi co innego.

Baza klientów żyje w telefonach agentów, a nie w systemie sprzedażowym

Zapytania lądują w notatkach, wiadomościach SMS i pamięci zespołu. Klient, który miesiąc temu oglądał mieszkanie, nie usłyszał już od nikogo ani słowa – a szef biura nie potrafi odpowiedzieć, ile zapytań przyszło z poszczególnych portali i ile z nich zakończyło się transakcją.

Rozwiązanie dla biur nieruchomości

Asystent głosowy AI kwalifikuje, pośrednik domyka transakcję

Do każdego źródła zapytań – popularnych portali ogłoszeniowych, formularza na stronie biura czy numeru z ogłoszenia – podpinamy asystenta głosowego AI, który odbiera połączenie albo oddzwania w ciągu minuty. Rozwiązanie działa również wieczorem i w weekendy, kiedy klienci intensywnie przeglądają oferty mieszkań, a biuro jest już zamknięte.

W trakcie rozmowy asystent ustala to, o co zapytałby doświadczony pośrednik: przedział budżetowy, preferowane dzielnice, typ nieruchomości, formę finansowania (gotówka czy kredyt) oraz planowany termin zakupu. Zdecydowanym klientom od razu proponuje wolny termin prezentacji w kalendarzu właściwego agenta. Osobom, które dopiero badają rynek, grzecznie dziękuje i zapisuje je w bazie z odpowiednim statusem – do ponownego kontaktu, gdy dojrzeją do decyzji.

Każda rozmowa kończy się automatycznym wpisem w systemie sprzedażowym Twojego biura: kontakt, kryteria poszukiwania, notatka oraz zapis rozmowy pojawiają się w bazie bez konieczności używania klawiatury. Na tym samym silniku automatyzujemy działania następcze (follow-up) – wiadomość po prezentacji, przypomnienie o kliencie, który prosił o kontakt za kwartał, czy powiadomienie, gdy do bazy trafi oferta pasująca do jego kryteriów. Ten schemat sprawdziliśmy w pilotażowych wdrożeniach kwalifikacji głosowej, a jego mechanikę opisujemy szerzej na stronie automatyzacji sprzedaży i marketingu.

  • Odebrane połączenie albo oddzwonienie w minutę – także po godzinach pracy biura
  • Budżet, lokalizacja, finansowanie i termin ustalone jeszcze przed prezentacją
  • System sprzedażowy (CRM) z kompletem zapytań bez ręcznego przepisywania notatek
  • Automatyczny kontakt ponowny, który realizuje się sam, a nie gdy agent znajdzie chwilę

Od telefonu z portalu do podpisanej umowy pośrednictwa

Zamiast tracić potencjalnych klientów po drodze, prowadzisz klienta od pierwszego telefonu aż do podpisanej umowy pośrednictwa.

Jeden przepływ dla wszystkich źródeł zapytań

Zgłoszenia z portali ogłoszeniowych, własnej strony internetowej i połączenia na numery z ogłoszeń trafiają do tego samego systemu. Od razu widzisz, które źródło przynosi realne transakcje, a które generuje tylko ruch.

Rozmowa kwalifikacyjna według standardu Twojego biura

Pytania o budżet, lokalizację, formę finansowania i planowany termin układamy wspólnie z Twoimi agentami – scenariusz brzmi naturalnie, wpisując się w styl Waszego biura, a nie jak automatyczna infolinia banku.

Prezentacja umówiona w kalendarzu właściwego agenta

System przydziela klienta według preferowanej dzielnicy, typu nieruchomości albo dostępności i od razu rezerwuje termin. Agent otrzymuje gotowe spotkanie zamiast karteczki z prośbą o oddzwonienie.

System sprzedażowy (CRM) uzupełniony po każdej rozmowie

Wpis klienta, kryteria poszukiwania, notatka, zapis rozmowy oraz status – wszystko zapisuje się automatycznie. Baza biura przestaje zależeć od tego, kto akurat pamiętał o jej uzupełnieniu.

Działania następcze i powroty do uśpionych klientów

Kontakt po prezentacji, przypomnienia w ustalonym rytmie i automatyczne powiadomienie, gdy w bazie pojawi się oferta pasująca do zapisanych kryteriów – również w przypadku zapytań sprzed wielu miesięcy.

Raport konwersji dla szefa biura

Pełna ścieżka: Zapytanie -> Rozmowa -> Prezentacja -> Umowa, w czytelnym podziale na źródła zapytań oraz poszczególnych agentów. Decyzje o budżetach na portale ogłoszeniowe i przyznawanych premiach zapadają na podstawie twardych danych, a nie odczuć.

Pięć kroków od nieodebranych połączeń do pełnego kalendarza prezentacji

Najpierw precyzyjnie mapujemy proces i dane liczbowe, a dopiero potem wdrażamy rozwiązanie. Dzięki temu od samego początku dokładnie wiesz, co zmieniamy, ile to kosztuje i jaki efekt ma przynieść

1. Discovery

Rozkładamy na liczby drogę zapytania w Twoim biurze: ile potencjalnych klientów przychodzi z każdego portalu ogłoszeniowego, ile telefonów pozostaje bez odpowiedzi oraz ile prezentacji kończy się podpisaniem umowy. Wychodzisz ze zmapowanym lejkiem i precyzyjnie policzonym kosztem utraconych zapytań.

2. Prototyp w 48 h

Konfigurujemy asystenta głosowego pod realne oferty z Twojej bazy. Dzwonisz jak klient z portalu ogłoszeniowego, pytasz o mieszkanie i na własne oczy słyszysz pełną kwalifikację – o wyborze systemu decydujesz po rozmowie z nim, a nie na podstawie prezentacji handlowej.

3. Propozycja

Ustalamy zakres pilotażu, mierzone kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – odsetek odebranych zapytań czy wskaźnik konwersji z zapytania na prezentację – oraz model rozliczenia: oparty na stałej cenie (fixed price) lub rozliczeniu za osiągnięte efekty (value-based), powiązany z rezultatem w prowizjach, a nie z przepracowanymi godzinami.

4. Kick-off

Wdrożenie prowadzi jeden doświadczony specjalista kompleksowo, od początku do końca: od podpięcia portali ogłoszeniowych i telefonii po integrację z systemem sprzedażowym biura i szkolenie agentów. Pełny kontekst projektu spisujemy od pierwszego dnia, a za jego ciągłość odpowiadają bezpośrednio założyciele.

5. Delivery

Startujemy na jednym źródle zapytań, porównujemy wyniki konwersji z okresem sprzed wdrożenia i co tydzień rozszerzamy zakres o kolejne portale oraz scenariusze. Gotowy system, scenariusze rozmów oraz integracje pozostają wyłączną własnością biura.

Referencje

Trzy prawdziwe rekomendacje – z nazwiskami, rolami i kontekstem projektów

Piotr to nie tylko doświadczony programista, ale i partner biznesowy. Rozumie potrzeby klienta, myśli nieszablonowo i w pełni angażuje się w projekt. Współpraca z jego firmą to czysta przyjemność z gwarancją pożądanych efektów.

Marcin Piech
Wiceprezes Zarządu Forum G2, Partner w 3MOTION Interactive Heroes

Przez prawie rok (w 2021/2022) pracowaliśmy z Piotrem przy projekcie wdrożenia aplikacji webowej, który, choć niewielki, okazał się sporym wyzwaniem. Piotr wykazał pełen profesjonalizm jako full-stack developer, ale nie tylko! Szybko przyjął rolę lidera w projekcie i proaktywnie zajmował się także zadaniami związanymi z DevOps, architekturą i designem.

Zbigniew Fatalski
Manager w Asseco – projekt aplikacji farmaceutycznej dla amerykańskiego oddziału Roche

Piotr Chabros jest znakomitym, przykładającym wagę do detali specjalistą, na którym zawsze można polegać.

Wojciech Matula
Technical Lead / Engineering Manager w MojoHire (Dolina Krzemowa)

Founderzy

Osoby, z którymi rozmawiasz na starcie, to te same, które zbudują Twój system

Piotr Chabros

Founder

Dawid Kawalec

Co-Founder

FAQ

O co pytają nas szefowie biur nieruchomości

Portale ogłoszeniowe przekazują leady przez powiadomienia i panele dla biur – te kanały wpinamy w jeden przepływ, a połączenia na numery z ogłoszeń kierujemy przez agenta głosowego. Dokładny zakres integracji z każdym portalem potwierdzamy na discovery, zanim cokolwiek wycenimy.

Odwrotnie: system przejmuje tę część pracy, która prowizji nie przynosi – odbieranie, wypytywanie i przepisywanie notatek. Agent dostaje klienta z ustalonym budżetem, finansowaniem i terminem oraz umówioną prezentacją w swoim kalendarzu. Więcej rozmów z realnymi kupującymi to więcej domkniętych transakcji na tę samą liczbę godzin w terenie.

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na naszym blogu

Dowiedz się więcej

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na nazym blogu
Dowiedz się więcej

Software house tworzący platformy omnichannel, agentów głosowych AI i systemy szyte na miarę,
które poprawiają obsługę klienta, wspierają sprzedaż i przynoszą mierzalny efekt biznesowy.

BespokeSoft

AI-driven software house

BlueBee

AI-first marketing agency

StaffinIT

IT staffing agency