1. Informacje ogólne

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu jest:

BespokeSoft sp. z o.o. adres rejestrowy: ul. Pastewna 27B, 02-954 Warszawa adres biura (korespondencyjny): Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa KRS: 0001026175 · NIP: 9512564259 · REGON: 524786383 kapitał zakładowy: 5 000 zł

(dalej: „Administrator” lub „my”).

3. Kontakt w sprawach danych osobowych

Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw opisanych w punkcie 8 możesz skontaktować się z nami:

• przez formularz na stronie /kontakt,
• e-mailem: hello@bespokesoft.pl,
• telefonicznie: +48 667 582 525 (pon–pt 9:00–17:00 CET),
• listownie: BespokeSoft sp. z o.o., Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa,

4. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych poniżej. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

4.1 Formularz kontaktowy

• Zakres danych: imię, adres e-mail, treść wiadomości; opcjonalnie numer telefonu oraz nazwa firmy, jeśli podasz je w treści.
• Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie i prowadzenie dalszej korespondencji.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy, podejmowane na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji przychodzącej).

4.2 Formularz konsultacji i formularz wyceny

• Zakres danych: imię, adres e-mail, opis potrzeby lub projektu; opcjonalnie numer telefonu i nazwa firmy.
• Cel: umówienie i przeprowadzenie bezpłatnej konsultacji, przygotowanie wyceny, kontakt w sprawie potencjalnej współpracy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań ofertowych i budowaniu relacji biznesowych).

4.3 Formularz rekrutacyjny

• Zakres danych: dane zawarte w przesłanym CV i formularzu aplikacyjnym — w szczególności imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
• Cel: przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego na stanowisko, na które aplikujesz, a za odrębną zgodą — także na potrzeby przyszłych rekrutacji.
• Podstawa prawna: art. 22¹ Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (dane wymagane przepisami prawa pracy), a w zakresie danych wykraczających poza katalog ustawowy oraz przyszłych rekrutacji — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, którą możesz wycofać w każdej chwili).

4.4 Newsletter

• Zakres danych: adres e-mail.
• Cel: wysyłka newslettera z treściami o automatyzacji, AI w biznesie i nowościach BespokeSoft.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez zapisanie się do newslettera). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — link rezygnacji znajduje się w stopce każdej wiadomości; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

4.5 Analityka, statystyka i marketing

• Zakres danych: dane o aktywności w Serwisie zbierane przez pliki cookies i podobne technologie — m.in. adres IP, identyfikatory plików cookies, typ urządzenia i przeglądarki, odwiedzone podstrony, przybliżona lokalizacja, źródło wejścia na stronę (adres URL oraz parametry kampanii UTM zapisywane również przy wysłaniu formularza).
• Cel: pomiar ruchu i skuteczności treści, analiza sposobu korzystania z Serwisu, identyfikacja firm odwiedzających Serwis (ruch B2B), remarketing.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies — dotyczy cookies analitycznych i marketingowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zakresie podstawowych, zagregowanych statystyk działania Serwisu). Szczegóły narzędzi opisujemy w punkcie 9.

4.6 Obrona i dochodzenie roszczeń

Niezależnie od powyższych celów dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

5. Odbiorcy danych i przekazywanie danych poza EOG

Dostęp do danych osobowych mogą mieć podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami, na podstawie umów powierzenia przetwarzania:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej,
• dostawcy systemu CRM oraz narzędzi do automatyzacji przepływu zgłoszeń z formularzy,
• dostawcy narzędzi do wysyłki e-maili i newslettera,
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych wymienionych w punkcie 9 (Google, Microsoft, Meta, Dealfront),
• podmioty świadczące dla nas usługi księgowe i prawne — w zakresie, w jakim jest to niezbędne.

W związku z korzystaniem z narzędzi Google, Microsoft i Meta dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami w sposób opisany w punkcie 3.

Dane mogą zostać udostępnione również organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

6. Okresy przechowywania danych

| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|—|—|
| Formularz kontaktowy, konsultacji i wyceny | przez czas obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu (okres przedawnienia roszczeń) |
| Dane związane z zawartą umową | przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego) |
| Formularz rekrutacyjny | do zakończenia procesu rekrutacji; za zgodą na przyszłe rekrutacje — nie dłużej niż 12 miesięcy od jej wyrażenia |
| Newsletter | do wycofania zgody (rezygnacji z subskrypcji) |
| Dane analityczne i marketingowe (cookies) | zgodnie z okresem życia poszczególnych plików cookies, nie dłużej niż 24 miesiące; dane w Google Analytics 4 przechowujemy maksymalnie 14 miesięcy |

Po upływie powyższych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celu, w którym je zbieramy: bez adresu e-mail nie odpowiemy na wiadomość z formularza ani nie wyślemy newslettera, a bez danych z CV nie uwzględnimy aplikacji w rekrutacji. Numer telefonu w formularzach jest zawsze opcjonalny.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — w tym uzyskania ich kopii,
2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
3. prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
5. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO),
7. prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
8. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami w sposób opisany w punkcie 3. Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca od ich otrzymania; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy.

9. Pliki cookies i narzędzia analityczno-marketingowe

9.1 Czym są pliki cookies

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania z Serwisu. Wykorzystujemy również technologie pokrewne (piksele śledzące, local storage), do których postanowienia o cookies stosuje się odpowiednio.

9.2 Kategorie cookies w Serwisie

• Niezbędne — umożliwiają prawidłowe działanie Serwisu (m.in. zapamiętanie decyzji wyrażonej w banerze zgód, ochrona formularzy przed spamem). Nie wymagają zgody.
• Analityczne — służą do pomiaru ruchu i analizy sposobu korzystania z Serwisu. Uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody.
• Marketingowe — służą do remarketingu i pomiaru skuteczności kampanii reklamowych. Uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

9.3 Zarządzanie zgodą — Consent Mode v2

Przy pierwszej wizycie w Serwisie wyświetlamy baner zgód, w którym możesz zaakceptować wszystkie kategorie cookies, odrzucić wszystkie poza niezbędnymi albo dostosować wybór szczegółowo. Serwis korzysta z mechanizmu Google Consent Mode v2 — tagi analityczne i marketingowe są uruchamiane wyłącznie w zakresie zgodnym z Twoją decyzją. Wyrażoną zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z ustawień zgód dostępnych w stopce Serwisu. Cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki, przy czym zablokowanie cookies niezbędnych może ograniczyć działanie Serwisu.

9.4 Narzędzia wykorzystywane w Serwisie

• Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.) — kontener zarządzający tagami pozostałych narzędzi; sam w sobie nie zbiera danych osobowych, ale steruje uruchamianiem opisanych niżej skryptów zgodnie z Twoją zgodą.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) — statystyka odwiedzin: liczba i źródła wejść, przeglądane podstrony, zdarzenia takie jak przewinięcie strony, rozpoczęcie i wysłanie formularza czy kliknięcie przycisku. Dane mają charakter pseudonimowy. Więcej: polityka prywatności Google.
• Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd.) — nagrania sesji i mapy cieplne pokazujące, jak użytkownicy poruszają się po Serwisie; pola formularzy są maskowane. Więcej: oświadczenie o ochronie prywatności Microsoft.
• Leadfeeder / Dealfront (Liidio Oy) — identyfikacja firm (nie osób fizycznych) odwiedzających Serwis na podstawie adresu IP, na potrzeby kontaktu biznesowego B2B. Więcej: polityka prywatności Dealfront.
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) — pomiar skuteczności reklam i remarketing w usługach Meta (Facebook, Instagram), w tym zdarzenia konwersji po wysłaniu formularza. Więcej: zasady ochrony prywatności Meta.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Narzędzia opisane w punkcie 9 mogą tworzyć zagregowane profile zainteresowań na potrzeby analityki i remarketingu — wyłącznie w zakresie objętym Twoją zgodą.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do skali ryzyka, w szczególności: szyfrowanie transmisji danych (HTTPS na całym Serwisie), kontrolę dostępu do systemów przetwarzających dane, zabezpieczenie formularzy przed nadużyciami oraz umowy powierzenia z dostawcami usług. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich zadań.

12. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana — na przykład w razie zmiany wykorzystywanych narzędzi, zakresu usług lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem bespokesoft.pl/polityka-prywatnosci, wraz z datą początku obowiązywania. Istotne zmiany zakomunikujemy w Serwisie.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą polityką zastosowanie mają przepisy RODO oraz powszechnie obowiązującego prawa polskiego. Pytania dotyczące przetwarzania danych możesz kierować do nas przez stronę /kontakt.