Branża: hotele i turystyka

Każdy telefon do hotelu odebrany, każda rezerwacja u Ciebie

Gość dzwoni w piątek o 21:30 zapytać o wolny pokój i parking. Recepcja właśnie melduje grupę, telefon milknie po szóstym sygnale – a rezerwacja ląduje w zewnętrznym serwisie rezerwacyjnym, zabierając ze sobą wysokie prowizje. Łączymy asystenta głosowego AI, który odbiera każde połączenie, sprawdza dostępność i przyjmuje rezerwację, z platformą wielokanałową spinającą e-mail, komunikatory oraz zapytania z systemów rezerwacji internetowej w jedną spójną kolejkę. Dzięki temu recepcja może w pełni skupić się na gościach przy ladzie, a bezpośrednie rezerwacje przestają przepadać z powodu nieodebranych telefonów.

Dowiedz się więcej

Problem

Rozwiązanie

Proces

Case study

Wdrożenie

Zespół, który pracował przy projektach dla
Problem

Trzy miejsca, w których hotel oddaje marżę bez walki

Telefon dzwoni dokładnie wtedy, gdy recepcja melduje gościa

Jedna osoba na zmianie, gość z walizkami przy ladzie i dzwoniący telefon – ktoś zawsze przegrywa. Albo gość na miejscu czeka i patrzy na zegarek, albo dzwoniący słucha sygnału i rezygnuje. Obie sytuacje kosztują: pierwsza opinię w recenzjach, druga rezerwację.

Goście planują wyjazdy wieczorami i w weekendy – recepcja pracuje w dzień

Decyzja o rezerwacji zapada w niedzielę po południu albo w czwartek o 22:00. Nieodebrane połączenie nie wraca następnego dnia – gość w tym czasie zdążył zarezerwować pokój przez portal pośredniczący pobierający prowizję albo w obiekcie, w którym ktoś podniósł słuchawkę.

Doba, parking, śniadanie, zwierzęta – te same pytania w pięciu kanałach

Wiadomości e-mail, Messenger, WhatsApp, formularz na stronie i wiadomości z systemów rezerwacji internetowej: każdy kanał sprawdza kto inny, w wolnej chwili między meldunkami. Odpowiedź przychodzi po kilku godzinach – a pytanie o dostępność, na które nikt nie odpisał do wieczora, kończy się rezerwacją zrobioną gdzie indziej.

Rozwiązanie dla hoteli

Recepcja dostaje drugą linię: sztuczna inteligencja rozmawia, ludzie goszczą

Asystent głosowy AI odbiera połączenie w kilka sekund – także o północy i w długi weekend. W trakcie rozmowy sprawdza dostępność terminu, podaje ceny i odpowiada na pytania o dobę hotelową, parking, śniadania czy pobyt ze zwierzęciem. Prostą rezerwację przyjmuje od ręki, a rozmowę dotyczącą pobytu grupowego, wesela czy konferencji przekazuje recepcji razem z ustalonymi już szczegółami – gość nie musie powtarzać niczego po raz drugi.

Kanały pisemne porządkuje platforma wielokanałowa: wiadomości e-mail, Messenger, WhatsApp oraz zapytania z systemów rezerwacyjnych trafiają do jednej wspólnej kolejki z pełną historią gościa. Recepcja odpowiada z jednego zbiorczego widoku zamiast przełączać się między pięcioma zakładkami, a na powtarzalne pytania odpowiedź wysyłana jest automatycznie – zanim gość zdąży poszukać innego noclegu.

Całość łączymy bezpośrednio z systemem zarządzania obiektem (PMS) oraz menedżerem kanałów sprzedaży (channel manager), na których obiekt już pracuje. Dzięki temu dostępność i ceny są weryfikowane w czasie rzeczywistym, co całkowicie eliminuje ryzyko podwójnej rezerwacji. Rozwiązanie rozwijamy w ramach pilotaży z obiektami o różnej skali – od hoteli miejskich po sieci apartamentów – a każdy pilotaż rozpoczynamy od dokładnego przeliczenia, ile naprawdę kosztuje jeden nieodebrany telefon w Twoim obiekcie.

  • Dostępność i cennik sprawdzane w trakcie rozmowy, a nie po jej zakończeniu
  • Rezerwacja telefoniczna przyjęta także o 23:00 w niedzielę
  • Sprawy wymagające udziału człowieka trafiają do recepcji z pełnym kontekstem

Od pierwszego sygnału telefonu po zameldowanego gościa

Asystent głosowy AI odbiera, kwalifikuje i przyjmuje rezerwacje całodobowo – tak, aby recepcja mogła w pełni skupić się na gościach obecnych na miejscu

Asystent głosowy na linii rezerwacyjnej 24/7

Odbiera każde połączenie w kilka sekund, prowadzi naturalną rozmowę po polsku, sprawdza wolne terminy i przyjmuje rezerwację z danymi gościa – bez potrzeby organizowania dyżurów nocnych i bez tworzenia etatu wyłącznie do odbierania telefonów.

Powtarzalne pytania zamykane bez udziału recepcji

Doba hotelowa, parking, godziny śniadań, możliwość późniejszego wymeldowania, polityka wobec zwierząt – odpowiedzi wynikają z bazy wiedzy Twojego obiektu i są spójne w każdym kanale, o każdej porze.

Jedna kolejka: e-mail, Messenger, WhatsApp i systemy rezerwacyjne

Wszystkie wiadomości od gości trafiają do wspólnej skrzynki z historią kontaktu oraz rezerwacji. Nic nie ginie na prywatnych komunikatorach obiektu, a czas odpowiedzi przestaje zależeć od tego, kto akurat ma zmianę.

Integracja z systemem recepcyjnym (PMS) i menedżerem kanałów sprzedaży

Informacje o dostępności, cenach i rezerwacjach przesyłane są automatycznie między asystentem, kanałami sprzedaży i systemem recepcyjnym. To całkowite wyeliminowanie ręcznego przepisywania danych oraz ryzyka podwójnej rezerwacji na ten sam pokój.

Przekazanie rozmowy do recepcji z pełnym kontekstem

Model hybrydowy działa od pierwszego dnia: negocjacje grupowe, reklamacje i nietypowe prośby przejmuje człowiek – z zapisem rozmowy i danymi rezerwacji przed oczami. Gość w każdej chwili może również poprosić o bezpośrednie przekierowanie do pracownika.

Raport, który czyta dyrektor obiektu

Informacje o liczbie połączeń i godzinach ich wpływu, liczbie przyjętych rezerwacji, sprawach obsłużonych bez angażowania recepcji oraz zmianie udziału rezerwacji bezpośrednich – wszystko dostępne w jednym widoku. Decyzje o obsadzie oraz kanałach sprzedaży podejmuje się na podstawie twardych danych.

Wdrożenie ułożone pod kalendarz obłożenia, nie odwrotnie

Od pierwszego telefonu do zameldowania – bez utraty bezpośrednich rezerwacji. Zanim cokolwiek uruchomimy, precyzyjnie planujemy etapy prac pod potrzeby obiektu

1. Discovery

Analizujemy ruch w Twoim obiekcie: o których godzinach dzwonią goście, ile połączeń wypada poza godzinami pracy recepcji, jakie pytania powtarzają się najczęściej i jaka część rezerwacji przechodzi dziś przez zewnętrzne serwisy rezerwacyjne. Wychodzimy z wyliczonym kosztem nieodebranego telefonu oraz czytelną mapą kanałów do uporządkowania.

2. Prototyp w 48 h

Otrzymujesz numer testowy i dzwonisz do pierwszej wersji asystenta osadzonej w realiach Twojego obiektu – z Twoim aktualnym cennikiem, zasadami doby hotelowej oraz regulaminem parkingu. Rezerwujesz pokój podczas rozmowy i sam oceniasz jakość obsługi.

3. Propozycja

Rekomendujemy optymalną kolejność wdrożenia – najpierw telefony po godzinach, kanały pisemne czy od razu całość – wraz z wyceną w modelu oparcia o stałą cenę (fixed price) lub rozliczeniu za osiągnięte efekty (value-based) oraz harmonogramem ułożonym tak, aby zdążyć przed wysokim sezonem.

4. Kick-off

Projekt prowadzi jeden doświadczony specjalista kompleksowo, od początku do końca: od integracji z systemem hotelowym (PMS) i menedżerem kanałów sprzedaży po scenariusze rozmów tworzone wspólnie z kierownikiem recepcji. Pełny kontekst projektu dokumentujemy od pierwszego dnia, a jego ciągłość gwarantują bezpośrednio założyciele – Twój obiekt nie zostanie bez wsparcia w środku sezonu.

5. Delivery

Startujemy na części ruchu – na przykład na połączeniach przychodzących poza godzinami pracy recepcji – i co tydzień raportujemy: liczbę odebranych połączeń, przyjętych rezerwacji oraz udział spraw obsłużonych bez angażowania zespołu. Rozwijamy rozwiązania, które sprawdzają się w liczbach, a cały system pozostaje wyłączną własnością obiektu.

Referencje

Trzy prawdziwe rekomendacje – z nazwiskami, rolami i kontekstem projektów

Piotr to nie tylko doświadczony programista, ale i partner biznesowy. Rozumie potrzeby klienta, myśli nieszablonowo i w pełni angażuje się w projekt. Współpraca z jego firmą to czysta przyjemność z gwarancją pożądanych efektów.

Marcin Piech
Wiceprezes Zarządu Forum G2, Partner w 3MOTION Interactive Heroes

Przez prawie rok (w 2021/2022) pracowaliśmy z Piotrem przy projekcie wdrożenia aplikacji webowej, który, choć niewielki, okazał się sporym wyzwaniem. Piotr wykazał pełen profesjonalizm jako full-stack developer, ale nie tylko! Szybko przyjął rolę lidera w projekcie i proaktywnie zajmował się także zadaniami związanymi z DevOps, architekturą i designem.

Zbigniew Fatalski
Manager w Asseco – projekt aplikacji farmaceutycznej dla amerykańskiego oddziału Roche

Piotr Chabros jest znakomitym, przykładającym wagę do detali specjalistą, na którym zawsze można polegać.

Wojciech Matula
Technical Lead / Engineering Manager w MojoHire (Dolina Krzemowa)

Founderzy

Osoby, z którymi rozmawiasz na starcie, to te same, które zbudują Twój system

Piotr Chabros

Founder

Dawid Kawalec

Co-Founder

FAQ

O co pytają nas hotelarze przed startem

Z Twojego systemu: integrujemy agenta z PMS i channel managerem przez API, więc dostępność i cennik sprawdza w czasie rzeczywistym – w tych samych danych, które widzi recepcja. Jeśli obiekt pracuje na systemie bez otwartego API, zaczynamy od wariantu przejściowego: agent zbiera komplet danych rezerwacji i przekazuje ją recepcji do potwierdzenia jednym kliknięciem.

Tak, to częsty scenariusz w sieciach apartamentów. Agent rozpoznaje, którego obiektu dotyczy rozmowa, sprawdza dostępność we właściwym kalendarzu i kieruje sprawy do właściwego zespołu. Jeden system obsługuje całe portfolio – bez osobnej infolinii i osobnych skrzynek dla każdego adresu.

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na naszym blogu

Dowiedz się więcej

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na nazym blogu
Dowiedz się więcej

Software house tworzący platformy omnichannel, agentów głosowych AI i systemy szyte na miarę,
które poprawiają obsługę klienta, wspierają sprzedaż i przynoszą mierzalny efekt biznesowy.

BespokeSoft

AI-driven software house

BlueBee

AI-first marketing agency

StaffinIT

IT staffing agency