AI w obsłudze klienta

Zautomatyzujemy proces, na który nie ma gotowego systemu

Specyficzny przepływ przyjmowania zleceń, wycena przechodząca przez kilka działów, logika branżowa, której nie rozumie żaden gotowy SaaS, i system sprzed dekady, bez którego firma nie działa. Takie procesy zwykle obsługuje się ludźmi – a każdy nowy klient oznacza kolejne godziny ręcznej pracy. Robimy to inaczej: rozkładamy Wasz proces na kroki i decyzje, w 48 godzin pokazujemy działający prototyp na realnych danych i budujemy automatyzację szytą pod ten jeden przepływ – z efektem, który widać w godzinach pracy i marży, a nie tylko w prezentacji.

Dowiedz się więcej Zobacz case study

Problem

Rozwiązanie

Automatyzacje

Case study

Wdrożenie

Zespół, który pracował przy projektach dla
Problem

Dlaczego procesy dedykowane kosztują więcej, niż wykazuje księgowość

Gotowy system obsługuje 80% procesu – pieniądze uciekają w pozostałych 20%

Rozwiązanie SaaS zakupione niemal pod Waszą miarę wymusił obejścia: arkusz kalkulacyjny obok systemu, statusy przesyłane e-mailem, wyjątki załatwiane telefonem. To właśnie te obejścia pochłaniają najwięcej czasu pracy i generują błędy – a z każdym rokiem przybywa ich więcej, ponieważ proces się skaluje, a narzędzie pozostaje niezmienne.

Wycena przechodzi przez cztery departamenty, zanim klient otrzyma liczbę

Parametry zamówienia, tabele cenowe, dostępność zasobów, minimalna marża – każdy etap kalkulacji wykonuje inna osoba, w innym pliku. Przygotowanie odpowiedzi zajmuje dni, a potencjalny klient w tym czasie zbiera oferty konkurentów. Część zapytań nigdy nie otrzyma wyceny, bo nikt nie miał czasu na obliczenia.

Krytyczny system branżowy nie integruje się z żadnym innym narzędziem

Oprogramowanie sprzed dekady przechowuje dane, na których opiera się Wasza firma, ale pozbawiony jest interfejsu programistycznego, a jego producent dawno opuścił rynek. Pracownicy codziennie ręcznie przepisują z niego dane do wiadomości e-mail, arkuszy kalkulacyjnych i faktur – każdy błąd w tym procesie generuje rzeczywiste straty finansowe.

Rozwiązanie

Rozkładamy proces na etapy i automatyzujemy te, które generują największe straty

Proces dedykowany nie potrzebuje kolejnej uniwersalnej platformy – potrzebuje inżyniera, który naprawdę go zrozumie. Na fazie analizy rozkładamy Wasz przepływ na poszczególne etapy i punkty decyzyjne: co stanowi regułę, co wyjątek, a gdzie faktycznie wymagana jest ekspertyza specjalisty. Każdemu etapowi przypisujemy czas pracy i koszt, więc już w pierwszym tygodniu wiadomo, który fragment procesu generuje największe straty rentowności.

Zanim podejmie się jakąkolwiek decyzję budżetową, otrzymujecie rzeczywisty dowód: w ciągu 48 godzin automatyzujemy jeden etap Waszego procesu na rzeczywistych danych – na przykład wstępną kalkulację cenową wygenerowaną bezpośrednio z treści zapytania albo zamówienie z wiadomości e-mail zarejestrowane w systemie z pełnym zestawem parametrów. Oceniasz efekt na rzeczywistych sprawach, nie na materiałach demonstracyjnych.

Następnie budujemy kompletne rozwiązanie: modele sztucznej inteligencji odczytują i klasyfikują dokumenty, silnik reguł odzwierciedla Waszą logikę branżową, a integracje – za pośrednictwem interfejsu programistycznego, a tam gdzie go brakuje, poprzez warstwę pośrednią – łączą nawet systemy pozbawione wsparcia producenta. Jeśli proces wymaga pełnoprawnego interfejsu użytkownika, dostarczamy go jako aplikację webową lub mobilną; po uruchomieniu system może przejść pod opiekę umowy poziomu usług. Całość – kod, reguły i dokumentacja – przechodzi na własność Waszej firmy.

  • Mapa procesu z kalkulacją kosztów każdego etapu zamiast wyceny w ciemno
  • Prototyp w 48 godzin na rzeczywistych danych, nie na przykładach z materiałów demonstracyjnych
  • Logika branżowa zapisana w systemie, nie w pamięci jednej osoby
  • Integracje także z systemami pozbawionymi interfejsu programistycznego i bez wsparcia dostawcy

Co otrzymujecie, gdy automatyzujemy proces dedykowany

Od audytu procesu po działającą automatyzację opartą na realnych danych i mierzalnym efekcie

Automatyczne przyjmowanie zamówień bez ręcznego wprowadzania danych

Zamówienia z wiadomości e-mail, formularza, telefonu czy wymiany danych między systemami trafiają do jednego rejestru: sztuczna inteligencja odczytuje treść, ekstrahuje parametry i rejestruje sprawę z kompletnym zestawem danych. Pracownik przyjmujący zamówienia weryfikuje rezultat zamiast ręcznie wprowadzać go od podstaw.

Wieloetapowa kalkulacja ceny wykonywana automatycznie

Tabele cenowe, zależności między parametrami, dostępność zasobów i minimalne progi rentowności zamieniamy w silnik wyceny, który przygotowuje ofertę gotową do zatwierdzenia w minutach. Specjalista podejmuje decyzję – nie spędza popołudnia pracując w arkuszu kalkulacyjnym.

Logika branżowa odwzorowana precyzyjnie jeden do jednego

Warunki, wyjątki i zasady, które dotychczas wszyscy w firmie po prostu znają, zapisujemy jako jawne reguły systemu. Nowy pracownik stosuje je od pierwszego dnia pracy, a zmiana zasady oznacza edycję reguły, nie przeprowadzanie szkolenia całego zespołu.

Most komunikacyjny do starszych systemów

Ze starszym systemem łączymy się za pośrednictwem interfejsu programistycznego, bazy danych albo zbudowanej przez nas warstwy pośredniej – bez wymiany narzędzia, na którym opiera się Wasza firma. Dane przepływają automatycznie w obie strony, a ryzykowną migrację możecie odłożyć na własnych warunkach.

Człowiek w procesie tam, gdzie konieczna jest ekspertyza

Rutynowe etapy wykonuje automatyka, a sprawy wymagające specjalistycznej oceny trafiają do eksperta z kompletnym zebranym kontekstem. Granicę między automatyką a człowiekiem ustalamy wspólnie i możemy ją przesuwać wraz ze wzrostem zaufania do systemu.

Pulpit zarządczy z wskaźnikami dla kierownictwa

Czas realizacji zamówienia, godziny pracy ręcznej, odsetek spraw rozwiązanych automatycznie i błędy wykryte przed klientem – w jednym widoku. Decyzja o automatyzacji kolejnego etapu podejmowana jest na podstawie danych, a nie intuicji.

Trainport: proces, do którego nie pasował żaden gotowiec

Trainport: koszt kontaktu niższy o 32% przy rosnącej sprzedaży.

Nowy sklep w headless commerce i platforma omnichannel w jednym projekcie. Zobacz, jak Trainport obniżył koszt kontaktu o 32%, i umów konsultację.

-32%

niższy koszt pojedynczego kontaktu z klientem

68%

powtarzalnych zapytań obsłużonych automatycznie

8 tygodni

od kick-offu do działającej platformy

0%

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt

Od procesu na który nic nie ma do systemu, który go prowadzi

Zaczynamy od zrozumienia Waszego procesu krok po kroku, a kończymy na automatyzacji, która przejmuje to, co powtarzalne, i zostawia człowiekowi decyzje wymagające doświadczenia

1. Discovery

Spotykamy się z osobami, które faktycznie zarządzają procesem, i rozkładamy go na poszczególne etapy, punkty decyzyjne i wyjątki. Rezultatem jest mapa przepływu z czasem pracy i kosztem każdego etapu oraz identyfikacja miejsc, gdzie automatyzacja przyniesie najszybsze i najlepsze zwrot – także wówczas, gdy część procesu celowo pozostaje w gestii człowieka.

2. Prototyp w 48 h

Wybieramy jeden etap z mapy – na przykład odczyt zamówienia z wiadomości e-mail albo wstępną kalkulację ceny na podstawie parametrów zapytania – i automatyzujemy go na rzeczywistych próbkach Waszych zamówień. Oceniasz rezultat na sprawach, które znasz na tyle dobrze, że możesz je ocenić, zanim zostanie podjęta decyzja budżetowa.

3. Propozycja

Otrzymujesz architekturę rozwiązania ze szczegółem integracji – w tym planem połączenia starszych systemów – sekwencję etapów uporządkowaną według zwrotu z inwestycji oraz wyceną ryczałtową albo opartą na wyniku. Wskaźniki sukcesu ustalamy z góry: godziny pracy ręcznej do odzyskania, czas realizacji zamówienia, odsetek spraw obsługiwanym automatycznie.

4. Kick-off

Wdrożenie prowadzi ta sama doświadczona osoba, która analizowała proces na fazie odkrywania – nie musisz ponownie wyjaśniać specyfiki Waszej firmy. Reguły branżowe, decyzje architektoniczne i uprawnień dostępu dokumentujemy od pierwszego dnia, a ciągłość gwarantuje wspieranie kierownika zespołu.

5. Delivery

Automatyzujemy etap po etapie: każdy element trafia do produkcji natychmiast i raportuje liczby przed i po wdrożeniu, więc zwrot z inwestycji widać już w trakcie projektu, a nie dopiero po jego zakończeniu. System, silnik reguł i kompletna dokumentacja przechodzą na własność Waszej firmy – bez rosnących opłat licencyjnych za każde dodatkowe stanowisko.

Referencje

Trzy prawdziwe rekomendacje – z nazwiskami, rolami i kontekstem projektów

Piotr to nie tylko doświadczony programista, ale i partner biznesowy. Rozumie potrzeby klienta, myśli nieszablonowo i w pełni angażuje się w projekt. Współpraca z jego firmą to czysta przyjemność z gwarancją pożądanych efektów.

Marcin Piech
Wiceprezes Zarządu Forum G2, Partner w 3MOTION Interactive Heroes

Przez prawie rok (w 2021/2022) pracowaliśmy z Piotrem przy projekcie wdrożenia aplikacji webowej, który, choć niewielki, okazał się sporym wyzwaniem. Piotr wykazał pełen profesjonalizm jako full-stack developer, ale nie tylko! Szybko przyjął rolę lidera w projekcie i proaktywnie zajmował się także zadaniami związanymi z DevOps, architekturą i designem.

Zbigniew Fatalski
Manager w Asseco – projekt aplikacji farmaceutycznej dla amerykańskiego oddziału Roche

Piotr Chabros jest znakomitym, przykładającym wagę do detali specjalistą, na którym zawsze można polegać.

Wojciech Matula
Technical Lead / Engineering Manager w MojoHire (Dolina Krzemowa)

Founderzy

Osoby, z którymi rozmawiasz na starcie, to te same, które zbudują Twój system

Piotr Chabros

Founder

Dawid Kawalec

Co-Founder

FAQ

Pytania właścicieli firm o automatyzację nietypowych procesów

Nie prosimy o zaufanie na słowo – dlatego zaczynamy od rozłożenia procesu na kroki i prototypu w 48 godzin na Waszych realnych danych. Jeśli automatyzacja któregoś kroku nie trzyma jakości, widać to przed decyzją o budżecie, a nie po wdrożeniu. W praktyce nawet bardzo nietypowe procesy składają się w większości z powtarzalnych kroków; unikatowe są zwykle reguły – a te da się odwzorować.

System projektujemy z myślą o tym od początku: logika branżowa żyje w konfigurowalnych regułach, nie w zaszytym na sztywno kodzie, więc typowe zmiany – nowy cennik, dodatkowy etap akceptacji, inny próg decyzyjny – nie wymagają przebudowy. Większy rozwój prowadzimy w ramach umowy SLA albo przekazujemy Waszemu zespołowi, bo kod i dokumentacja należą do Was.

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na naszym blogu

Dowiedz się więcej

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na nazym blogu
Dowiedz się więcej

Software house tworzący platformy omnichannel, agentów głosowych AI i systemy szyte na miarę,
które poprawiają obsługę klienta, wspierają sprzedaż i przynoszą mierzalny efekt biznesowy.

BespokeSoft

AI-driven software house

BlueBee

AI-first marketing agency

StaffinIT

IT staffing agency