Obszary automatyzacji · Dashboardy i dane

Jeden dashboard zamiast pięciu systemów i miesięcznego Excela

Sprzedaż żyje w systemie zarządzania relacjami z klientami, zamówienia w sklepie, koszty w księgowości, a produkcja w systemie zarządzania zasobami – a pełny obraz firmy powstaje raz w miesiącu, ręcznie, w arkuszu. Łączymy te źródła w jedną warstwę danych i pulpit, który odświeża się sam: otwierasz przeglądarkę i widzisz przychód, marżę i zaległości według stanu na dziś rano. Jedna wersja liczb dla całej firmy, zero przeklejania – i decyzje podejmowane wtedy, gdy jeszcze można realnie wpłynąć na wynik.

Dowiedz się więcej Zobacz case study

Problem

Rozwiązanie

Automatyzacje

Proces

Wdrożenie

Zespół, który pracował przy projektach dla
Problem

Firma produkuje dane szybciej,
niż ktokolwiek zdąża je przeanalizować

Raport miesięczny opisuje firmę, której już nie ma

Zanim eksporty z systemów zamienią się w prezentację dla kierownictwa, dane mają już kilka tygodni. Spadek rentowności z początku miesiąca ujawnia się dopiero wówczas, gdy koszty są już poniesione – pozostaje wyjaśnianie wyniku zamiast jego korygowania w trakcie okresu.

Każdy system pokazuje inną wersję tego samego rezultatu

System zarządzania relacjami z klientami raportuje inną sprzedaż niż system CRM, sklep czy inny software – ponieważ każdy system dokonuje obliczeń według swoich reguł. Spotkanie kierownictwa rozpoczyna się od dyskusji o tym, która liczba jest rzeczywista, a kończy się odroczeniem decyzji do chwili wyjaśnienia rozbieżności.

Sprawozdawczość firmy zależy od jednej osoby i jej arkusza kalkulacyjnego

Ktoś co miesiąc przez kilka dni łączy eksporty, formuły i tabele przestawne. Urlop albo zwolnienie tej osoby oznacza brak raportu przez miesiąc, a każde ręczne przeniesienie danych to ryzyko błędu, który ujawnia się dopiero po podjęciu decyzji.

Rozwiązanie

Integrujemy systemy, które już wykorzystujesz, w jedną wersję rzeczywistości

Nie zaczynamy od wyboru narzędzia do analityki biznesowej, lecz od pytań kierownictwa: które liczby rzeczywiście sterują firmą – przychód, rentowność, przepływy pieniężne, zaległości płatnicze – skąd pochodzą i kto powinien je monitorować codziennie. Dopiero następnie łączymy źródła za pośrednictwem interfejsu programistycznego: system zarządzania relacjami z klientami, system zarządzania zasobami, platformę sklepu i system księgowy, a w przypadku braku dostępnego interfejsu programistycznego, budujemy warstwę pośrednią. Wszystkie dane trafiają do wspólnej warstwy danych opartej na PostgreSQL, z definicjami wskaźników uzgodnionymi jednorazowo i konsekwentnie stosowanymi w każdym raporcie.

Proces odświeżania danych napędza silnik automatyzacji n8n: dane przepływają zgodnie z harmonogramem lub reagują na zdarzenia, bez konieczności eksportów i ręcznego przenoszenia. Pulpit działa w przeglądarce internetowej, z dostępem dostosowanym do stanowiska pracownika – kierownictwo widzi wynik całej organizacji, dyrektor operacyjny identyfikuje wąskie gardła i zaległości w swoich procesach. Gdy wskaźnik przekroczy ustalony próg, system automatycznie wysyła powiadomienie, zamiast czekać na koniec okresu rozrachunkowego.

Pierwsze wdrożenia w tym zakresie realizowaliśmy jako pilotaże: jeden proces, kilka źródeł danych, mierzalny efekt w godzinach zwolnionego czasu pracy na raportowaniu – dopiero następnie rozszerzaliśmy zakres na kolejne departamenty. System wraz z kompletną dokumentacją staje się własnością Waszej firmy, bez opłat za każdego użytkownika, a jego niezawodność gwarantuje nasze wsparcie i utrzymanie z gwarancją poziomu usług. Chcesz zobaczyć, jak taki system mógłby wyglądać w Twojej firmie? Umów bezpłatną konsultację.

  • Jedna wersja danych dla kierownictwa, operacji i finansów
  • Pulpit automatycznie odświeża się – bez eksportów i ręcznego przenoszenia
  • Powiadomienie wysyłane automatycznie, gdy wskaźnik przekracza próg – zanim sytuacja stanie się kosztowna
  • System i dane pozostają własnością firmy, bez opłat za użytkownika

Od rozproszonych źródeł do porannego briefu zarządu

Zaczynamy od źródeł danych, które dziś pracują osobno, i łączymy je w jeden, spójny obieg informacji. Dzięki temu zarząd dostaje rano aktualny obraz firmy, zamiast czekać na ręcznie składany raport

Integracje ze źródłami danych

System zarządzania relacjami z klientami, system zarządzania zasobami, platformę sklepu, system księgowy, a na początek także arkusze kalkulacyjne podłączamy za pośrednictwem interfejsu programistycznego lub warstwy pośredniej. Dane przepływają automatycznie zgodnie z harmonogramem, bez eksportów i ręcznego przenoszenia.

Wspólna warstwa danych na PostgreSQL

Tworzymy jedno centralne miejsce, w którym liczby z różnych systemów się uzgadniają. Definicje wskaźników – takich jak przychód, aktywny klient czy zaległość – ustalamy wspólnie z działem finansów jednorazowo i konsekwentnie stosujemy w każdym raporcie.

Dashboardy dostosowane do stanowiska pracownika

Kierownictwo widzi wynik całej organizacji i przepływy pieniężne, dyrektor operacyjny obciążenie zespołu i wąskie gardła procesów, a kierownik sprzedaży przepływ potencjalnych klientów. Każdy pracownik otrzymuje swoje wskaźniki od razu po zalogowaniu, bez czekania na analityka.

Powiadomienia automatyczne i raporty cykliczne

Przekroczony próg rentowności, rosnące zaległości albo brak danych ze źródła uruchamiają automatyczne powiadomienie e-mail lub komunikator. Poranny briefing dla kierownictwa generuje się automatycznie – z rzeczywistych danych, a nie z pamięci pracownika.

Kontrola jakości danych

Walidacje na wejściu wychwytują braki, duplikaty i rozbieżności między systemami w momencie ich powstania. Różnicę między systemem zarządzania relacjami z klientami a księgowością widzisz natychmiast jako powiadomienie z konkretnym źródłem, a nie jako spór na spotkaniu kwartalnym.

Bezpieczeństwo i zarządzanie dostępem

Dane finansowe traktujemy jak dane finansowe: dostęp zgodnie ze stanowiskiem pracownika, szyfrowanie, rejestr operacji i infrastruktura w Unii Europejskiej albo w Twoim środowisku. Dokumentujemy konfigurację w taki sposób, aby była łatwa do obrony przed Twoim działem IT.

Pięć kroków od audytu źródeł do dashboardu otwieranego co rano

Zaczynamy od policzenia źródeł, raportów i godzin, które dziś pochłania ręczne składanie danych. Dzięki temu od pierwszego kroku wiadomo, które metryki i systemy warto spiąć w pierwszej kolejności

1. Discovery

Analizujemy źródła danych i raporty, które dziś tworzone są ręcznie: kto je przygotowuje, ile godzin miesięcznie to zajmuje i które wskaźniki kierownictwo potrzebuje codziennie. Rezultatem jest lista wskaźników i systemów do integracji, uporządkowana według znaczenia decyzji, które od nich zależą.

2. Prototyp w 48 h

Podłączamy jedno rzeczywiste źródło – na przykład sprzedaż z Twojego sklepu albo należności z systemu księgowego – i demonstrujemy działający pulpit na Waszych danych. Oceniasz jego użyteczność na rzeczywistych liczbach, a nie na materiałach demonstracyjnych z danymi testowymi.

3. Propozycja

Zakres integracji z priorytetami, wycena ryczałtowa albo oparta na wyniku i wskaźniki sukcesu wdrożenia ustalonego z góry: godziny ręcznego raportowania do odzyskania, maksymalny wiek danych w pulpicie, liczba źródeł do zintegrowania. Wiesz dokładnie, co otrzymasz i jak zmierzysz efekt.

4. Kick-off

Projekt prowadzi jeden doświadczony specjalista, który zna Wasze systemy z fazy analizy – od uprawnień dostępu i architektury warstwy danych po konfigurację autoryzacji użytkowników. Decyzje, definicje wskaźników i konfiguracje są dokumentowane od pierwszego dnia, więc wiedza pozostaje w systemie, nie w głowie jednej osoby.

5. Delivery

Integrujemy źródło po źródle, rozpoczynając od tego, które najszybciej zastąpi ręczny raport. Każdy etap kończy się działającym pulpitem w rękach kierownictwa oraz pomiarem postępu względem wskaźników z propozycji, a całość – z dokumentacją i danymi – przechodzi na własność firmy.

Referencje

Trzy prawdziwe rekomendacje – z nazwiskami, rolami i kontekstem projektów

Piotr to nie tylko doświadczony programista, ale i partner biznesowy. Rozumie potrzeby klienta, myśli nieszablonowo i w pełni angażuje się w projekt. Współpraca z jego firmą to czysta przyjemność z gwarancją pożądanych efektów.

Marcin Piech
Wiceprezes Zarządu Forum G2, Partner w 3MOTION Interactive Heroes

Przez prawie rok (w 2021/2022) pracowaliśmy z Piotrem przy projekcie wdrożenia aplikacji webowej, który, choć niewielki, okazał się sporym wyzwaniem. Piotr wykazał pełen profesjonalizm jako full-stack developer, ale nie tylko! Szybko przyjął rolę lidera w projekcie i proaktywnie zajmował się także zadaniami związanymi z DevOps, architekturą i designem.

Zbigniew Fatalski
Manager w Asseco – projekt aplikacji farmaceutycznej dla amerykańskiego oddziału Roche

Piotr Chabros jest znakomitym, przykładającym wagę do detali specjalistą, na którym zawsze można polegać.

Wojciech Matula
Technical Lead / Engineering Manager w MojoHire (Dolina Krzemowa)

Founderzy

Osoby, z którymi rozmawiasz na starcie, to te same, które zbudują Twój system

Piotr Chabros

Founder

Dawid Kawalec

Co-Founder

FAQ

Pytania, które padają przed spięciem danych firmy

Tak – i to częsty punkt startu. Systemy z API podłączamy wprost, dla danych od biura rachunkowego ustalamy automatyczny import z formatu, w którym je otrzymujecie, a arkusze mogą być pełnoprawnym źródłem na początek. Docelowo najbardziej wrażliwe przepływy zastępujemy integracją bez udziału człowieka – dokładny zasięg potwierdzamy na discovery.

Dostęp definiujemy według ról: zarząd widzi całość, dyrektorzy swoje obszary, a wrażliwe metryki można ograniczyć do wskazanych osób. System uruchamiamy w infrastrukturze na terenie UE albo w Waszym środowisku, z szyfrowaniem, logiem dostępów i umową powierzenia przetwarzania danych – konfigurację może zweryfikować Wasz dział IT.

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na naszym blogu

Dowiedz się więcej

Nasze spojrzenie

Zapoznaj się z wpisami na nazym blogu
Dowiedz się więcej

Software house tworzący platformy omnichannel, agentów głosowych AI i systemy szyte na miarę,
które poprawiają obsługę klienta, wspierają sprzedaż i przynoszą mierzalny efekt biznesowy.

BespokeSoft

AI-driven software house

BlueBee

AI-first marketing agency

StaffinIT

IT staffing agency